Datenschutzerklärung zur Erfassung, Speicherung, Verarbeitung und Übermittlung von Mitgliederdaten

1. Angaben zum Verantwortlichen

Verantwortliche Stelle (Art. 4 Nr. 7 DSGVO):
Schulverein Rellinger Straße 13/15 e.V.
Rellinger Straße 13/15
20257 Hamburg

Gesetzlicher Vertreter:
Ludwig Marby
1. Vorstand
Heymannstr. 7
20253 Hamburg

Operativ verantwortlicher Ansprechpartner:
Ludwig Marby
Heymannstr. 7
20253 Hamburg

Datenschutzbeauftragter:
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die zugehörigen Tatbestände nach Artikel 37 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) nicht vorliegen.

2. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten der Nutzer / Mitglieder nur unter Einhaltung der einschlägigen Datenschutzbestimmungen. Das bedeutet, die Daten der Nutzer werden nur bei Vorliegen einer gesetzlichen Erlaubnis verarbeitet. Diese Rechtmäßigkeit der in Punkt 3 (unten) beschriebenen personenbezogenen Daten ist nach DSGVO Artikel 6 gegeben.

Wir treffen organisatorische, vertragliche und technische Sicherheitsmaßnahmen entsprechend dem Stand der Technik, um sicherzustellen, dass die Vorschriften der Datenschutzgesetze eingehalten werden. Und um damit die durch uns gespeicherten Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen.

Eine Weitergabe von Daten an Dritte erfolgt nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Wir geben die Daten der Nutzer an Dritte nur dann weiter, wenn dies z.B. auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO für Vertragszwecke erforderlich ist oder auf Grundlage berechtigter Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO am wirtschaftlichem und effektivem Betrieb des Vereins.

Sofern wir externe Dienstleister einsetzen, um diese Leistungen bereitzustellen, ergreifen wir geeignete rechtliche Vorkehrungen sowie technische und organisatorische Maßnahmen, um für den Schutz der personenbezogenen Daten gemäß den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften zu sorgen.

3. Erfassung und Verarbeitung

Mit dem Beitritt eines Mitgliedes nimmt der Verein folgendes auf.

Pflichtangaben:
a) Name
b) Adresse
c) Name des Kindes / der Kinder an der Schule Rellinger Straße

freiwillige Angaben:
d) Telefonnummer
e) E-Mail-Adresse
f) ggf. Bankdaten bei Beitragszahlung per Lastschrift

Im Rahmen der jährlichen Beitragszahlungen werden Zahlbetrag und Zahldatum erfasst, sowie die vom Zahlenden angegebenen Informationen, mit denen wir die Zahlung zuordnen können.

Diese Informationen werden im IT-System des Vereins zwischenzeitlich gespeichert. Die abschließende Verarbeitung findet im System unseres Auftragsdatenverarbeiters statt. Die personenbezogenen Daten werden dabei durch technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt.

Sonstige Informationen, und Informationen über Nichtmitglieder, werden vom Verein nur dann verarbeitet, wenn sie der Förderung des Vereinszweckes dienen und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.

4. Vertraulichkeit und Offenlegung

Mitgliederverzeichnisse werden nur an Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder ausgehändigt, die im Verein eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert. Macht ein Mitglied geltend, dass sie die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsmäßigen Rechte benötigt, händigt der Vorstand die Liste nur gegen die schriftliche Versicherung aus, die Adressen nicht zu anderen Zwecken zu verwenden.

5. Rechte der Mitglieder

5.1. Einwilligung
Im Rahmen der Aufnahmeerklärung bestätigt das Mitglied, diese Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen zu haben.

5.2. Auskunft
Mitglieder haben das Recht, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten über die personenbezogenen Daten, die von uns über sie gespeichert wurden.

5.3. Berichtigung
Des weiteren haben die Mitglieder das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, Einschränkung der Verarbeitung und Löschung ihrer personenbezogenen Daten und im Fall der Annahme einer unrechtmäßigen Datenverarbeitung, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen.

5.4. Widerruf
Mitglieder können gegebene Einwilligungen, grundsätzlich mit Auswirkung für die Zukunft, widerrufen.

5.5. Löschung
Die bei uns gespeicherten Daten werden gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern die Daten der Mitglieder nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird deren Verarbeitung eingeschränkt. D.h. die Daten werden gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet. Das gilt z.B. für Daten der Mitglieder, die aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen.

5.6. Aufbewahrung
Beim Austritt werden Name und Adresse des Mitglieds aus der Mitgliederliste gelöscht. Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung betreffen, werden gemäß der steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre ab der schriftlichen Bestätigung des Austritts durch den Vorstand aufbewahrt (§ 147 Abs. 1 AO). Bei Buchungsbelegen erfolgt die Aufbewahrung für 6 Jahre gemäß § 257 Abs. 1 HGB.

5.7. Datenportabilität
Mitglieder können Ihre Rechte auf Datenportabilität geltend machen und die vom Verein über sie gespeicherten Daten in einem maschinenlesbaren Format abrufen.

5.8. Widerspruchsrecht
Mitglieder können der künftigen Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben jederzeit widersprechen. Der Widerspruch kann insbesondere gegen die Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung erfolgen.

6. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, die Datenschutzerklärung zu ändern, um sie an geänderte Rechtslagen, oder bei Änderungen des Dienstes sowie der Datenverarbeitung anzupassen. Dies gilt jedoch nur im Hinblick auf Erklärungen zur Datenverarbeitung. Sofern Einwilligungen der Mitglieder erforderlich sind oder Bestandteile der Datenschutzerklärung Regelungen des Vertragsverhältnisses mit den Mitgliedern enthalten, erfolgen die Änderungen nur mit Zustimmung der Mitglieder.
Die Mitglieder werden gebeten sich regelmäßig über den Inhalt der Datenschutzerklärung zu informieren.

Hamburg, 14.05.2018

Quellenangabe
Dieses Dokument wurde erstellt unter Verwendung der Handreichungen des Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen sowie der darauf basierenden Datenschutzerklärung des SFV Feuerblume e.V. und individuell angepasst.
Weitere Absätze wurden erstellt unter Verwendung von Mustervorlagen der Kanzlei RA Dr. Schwenke.